rws

Ik krijg meer nieuwsbrieven dan ik in een week kan lezen. Communiceren met impact!

September 2016 op mijn fietsje naar Rijkswaterstaat (op weg naar het gebouw dat je altijd ziet schitteren langs de A12). Super zonnig. Of ik Rijkswaterstaat kan helpen bij het ‘implementeren van de werkwijze interne communicatie’. Ik trap rustig door. De eerste zin van de vraag zingt door mijn hoofd: In de Interne Communicatieketen binnen RWS wordt gewerkt volgens de corporate communicatiestrategie en de werkwijze interne communicatie. Interne communicatieketen? Wat is een communicatieketen? Ik zie op een of andere manier een hele grote groep mensen voor me die aan een ketting vast zitten. Zal toch niet? Het volgende dat me fascineert is dat er gewerkt wordt volgens een werkwijze interne communicatie. Heb zin in het gesprek!

Door interne communicatie meer trots en werkplezier

Heb het gesprek met twee bevlogen adviseurs (HRM- en verandercommunicatie achtergrond) die vol trots vertellen dat ze de handen op elkaar hebben voor een aanpak interne communicatie (een heuse ‘governance’). ‘We willen meer trots en werkplezier voor de medewerkers door het mooie werk van onze organisatie intern beter zichtbaar te maken. Ook hebben we een organisatiekoers die in de dialoog met de medewerkers tot stand is gebracht. Deze willen we klein maken, zodat managers en medewerkers deze kunnen vertalen naar betekenis voor het eigen werk : waar te beginnen’. ‘Kijk en dat waar te beginnen, heeft Rijkswaterstaat doen besluiten dat er een aanpak voor de interne communicatie moet komen.

Hoe dan? Focus en samenhang, spelers centraal en meten van impact

Hoe dan?, vroeg ik? Per trimester wordt focus en samenhang aangebracht op de inhoud wat uitmondt in het stellen van maximaal 3 corporate prioriteiten. Oftewel onderwerpen die er toe doen voor alle collega’s. We gaan het dit trimester hebben over… Ik enthousiast: Hoe fijn is dat!? ‘Dit gehoord hebbende, Joyce, denk je dat je zowel de communicatieketen als de spelers kunt prikkelen om volgens deze werkwijze te werken?’. Niet wij, maar zij communiceren. Daar willen we als afdeling Communicatie bij adviseren, faciliteren, coachen, ondersteunen.. You name it. Helemaal mee eens, zei ik automatisch. Welke communicatieprofessional is het hiermee oneens. Maar hoe was me nog niet helemaal duidelijk. Hoe krijg je zoiets abstracts werkbaar in zo’n organisatie als Rijkswaterstaat?

De benodigde ingrediënten: IC in 3D, doorzettingsvermogen en enthousiasme

“Onze werkwijze is trouwens niet nieuw, hoor! We volgen een bestaande methode: IC in 3D van Ilse van Ravenstein en Guus Kok. Ken je dat boek?” Ow help, denk ik, die hád ik natuurlijk moeten kennen. Onze tijd is om. Hyper fiets ik weer terug. Dat boek, dat wil ik! Ik wil er ook met Rijkswaterstaat mee aan de slag! 😊

Inmiddels werken we alweer een jaar samen om de Interne Communicatie Werkwijze werkend te krijgen. Wat we binnen RWS goed doen is de verbinding zoeken door te luisteren en enthousiasmeren. En het werkt. Er haken organisatiebreed steeds meer collega’s aan. Twee belangrijke prikkels om aan te haken zijn allereerst de behoefte aan begrip in de wirwar van boodschappen, nieuwsbrieven en e-mails. De tweede prikkel is de behoefte aan focus en samenhang: hoe verhoudt de onderhoudsopgave van RWS zich tot het verhelpen van storingen in tunnels? Dit telkens weer scherp neer zetten vraagt om doorzettingsvermogen en flexibiliteit in de grote corporate organisatie die RWS is. De wijze waarop we een jaar na dato invulling geven aan de werkwijze is dus – het zal je niet verbazen – anders geworden. Dit doen we door als team tijd te nemen om op basis van de signalen uit de organisatie onze eigen aannames ter discussie te blijven stellen en waar nodig bij te stellen. Ik heb Scrum als aanpak geïntroduceerd en dat heeft daarbij enorm geholpen! Scrummend bleven we in verbinding met de verschillende spelers (bron van signalen), overzagen we het speelveld en bepaalden we wat de komende 3 weken (lengte sprintperiode) aandacht kreeg in de scrum. Dit heeft ons een (h)echt team gemaakt en zo worden resultaten heel tastbaar.

Ik als ambassadeur van het mooie werk van RWS…over interne communicatie gesproken…

Ik betrap mijzelf op enige trots als dochter Djoplin van zes met een benauwd stemmetje na een lesje nieuwsbegrip vraagt of wat er in Texas gebeurt ook bij ons in Nederland kan gebeuren: overstromingen en verdwaalde alligators hebben haar ongerust gemaakt. ‘Lieverd’ – zeg ik – ‘maak je geen zorgen: Rijkswaterstaat zorgt voor droge voeten, knap he?’. ‘Hey mamma, dat doe jij dus!’. Kippenvelmomentje als ze de klas binnen rent en iedereen gerust stelt dat Rijkswaterstaat alles onder controle heeft (vooral haar moeder eigenlijk 😊). Zo zie je maar: intern beginnen is extern winnen. Zoooo waar!

Waarom dit blog?

Als team willen we graag onze ervaringen delen en van anderen leren. Dit is het eerste blog in een serie. We zijn benieuwd naar jullie reacties en ervaringen. Een eerste vraag die we jullie graag stellen: wat is voor jou interne communicatie en wat vind jij daarin het belangrijkst?




Er zijn geen reacties

Geef je reactie